Privatlivspolitik for Haugaard|Braad Advokatpartnerselskab

Hos Haugaard|Braad (”vi” eller ”os”) prioriterer vi datasikkerhed og behandling af persondata højt. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler og behandler dine personoplysninger. Privatlivspolitikken gælder for alle de personoplysninger, som du afgiver til os, herunder ved sagsbehandling, når du besøger vores hjemmeside eller i øvrigt bør brug af de forskellige services, som vi tilbyder.

1. Dataansvarlig

Haugaard|Braad Advokatpartnerselskab er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler og har modtaget om dig. Vores kontaktoplysninger er:

Haugaard|Braad Advokatpartnerselskab
CVR-nr.: 32 77 36 80
Skibbrogade 3, 3.
9000 Aalborg
E-mail: haugaardbraad@haugaardbraad.dk
Tlf. 98 77 50 30

2. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

I forbindelse med levering af vores ydelser vil vi i visse sammenhænge modtage og behandle personoplysninger. Afhængig af vores ydelse behandler vi følgende oplysninger om dig:

2.1. Sagsbehandling – klientforhold

Hvis du er klient hos os eller en potentiel klient, behandler vi som udgangspunkt dine oplysninger med henblik på at indgå eller opfylde den aftale, vi har med enten dig eller den virksomhed, organisation eller myndighed, du repræsenterer for at kunne yde rådgivning. 

Vi kan behandle en række almindelige oplysninger om dig, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, stilling, uddannelsesmæssig baggrund, professionelle oplysninger og andre oplysninger, der er nødvendige som led i advokatopdraget eller i vores forretningsmæssige relation. Vi kan også behandle oplysninger om finansielle forhold, herunder betalingsoplysninger og skatteoplysninger. Vi kan efter omstændighederne også behandle oplysninger som din privatadresse og dine private kontaktoplysninger. Retsgrundlaget for vores behandling, der afhænger af karakteren af vores rådgivning, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og f.

Vi kan i visse tilfælde behandle særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger), jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, og/eller oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4, hvis omstændighederne i den eller de sager, vi har påtaget os, nødvendiggør det. Det kan for eksempel være tilfældet i forsikrings-/erstatningssager.

Skal vi foretage registreringer i offentlige myndigheders databaser via portaler, som for eksempel virk.dk eller tinglysningen.dk, kan det være nødvendigt at behandle dit CPR-nummer. Behandlingsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

Personoplysningerne bruger vi til at kommunikere med dig, behandle den sag vi har påtaget os og til at foretage eventuelle registreringer i myndigheders digitale serviceløsninger.

Personoplysningerne kommer som oftest fra dig selv, men i nogle tilfælde modtager vi også oplysningerne fra tredjemand eller samarbejdspartnere.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 10 år efter sagens afslutning, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder, herunder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring.

2.2. Sagsbehandling – ikke klientforhold

Hvis du er modpart eller på anden måde involveret i en sag, vi har påtaget os for en klient, behandler vi som udgangspunkt dine oplysninger med henblik på at indgå eller opfylde den aftale, vi har med vores klient, og som led i varetagelsen af vores klients interesser.

Afhængig af sagens karakter kan vi behandle almindelige og følsomme oplysninger, identifikationsoplysninger og oplysninger om strafbare forhold.

Personoplysningerne kommer fra vores klient, dig selv, tredjemand og/eller vores samarbejdspartnere. Hvis vi har modtaget personoplysningerne fra andre end dig selv, har du ret til at blive informeret om vores behandling af dine personoplysninger. Vi er dog som advokater underlagt tavshedspligt og kan derfor undlade at informere dig, hvis vores behandling af personoplysninger skal forblive fortrolige.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 10 år efter sagens afslutning, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder, herunder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring.

2.3. Hvidvaskprocedure

Vi er som advokatvirksomhed underlagt en række forpligtelser i henhold til hvidvasklovgivningen, når en sag vedrører transaktion af værdier. Dette betyder bl.a., at vi skal registrere, hvem klientens reelle ejer er, og du kan derfor blive bedt om at fremlægge dokumentation for, hvem du selv er, eller bidrage til at identificere klientens reelle ejere.

Vi vil behandle dine personoplysninger i den forbindelse, herunder identitetsoplysninger, for eksempel navn, CPR-nr., pasnummer og kørekortsnummer.

Vi behandler alene identitetsoplysninger indhentet efter hvidvaskloven med henblik på opfyldelse af vores pligter efter denne lov. Behandlingen af almindelige personoplysninger sker på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og behandlingen af følsomme personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g om pligt til at overholde retlige forpligtelser.

Personoplysningerne kommer fra de berørte personer selv, via offentligt tilgængelige portaler samt via eksterne samarbejdspartnere, der f. eks. kan screene for, om en person er en politisk eksponeret person (PEP) eller en nærtstående til en PEP.

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe, det er nødvendigt. Som foreskrevet i hvidvaskloven gemmer vi ikke dine hvidvaskoplysninger længere end fem år efter forretningsforholdets ophør.

2.4. Arrangementer og nyhedsbreve

Hvis du tilmelder dig et af vores arrangementer, vil vi i den forbindelse behandle dine personoplysninger. Vi behandler dit navn, stilling, virksomhed, e-mailadresse, telefonnummer og adresse. Retsgrundlaget for vores behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Hvis vi ønsker at behandle dine oplysninger til andre formål (fx. til markedsføring), vil vi altid informere dig herom og som udgangspunkt indhente dit samtykke til denne behandling, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Vi bruger kun dine personoplysninger til markedsføringsmæssige formål, hvis du udtrykkeligt har givet dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du har altid mulighed for at angive, at du ikke fremover ønsker at modtage flere e-mails eller andre oplysninger fra os.

Tilmelder du dig vores nyhedsbrev på e-mail, behandler vi dit navn, e-mailadresse, virksomhed, organisation, uddannelsessted, stilling, sprogpræference samt interesseområder. Retsgrundlaget er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne gennemføre det pågældende kursus eller seminar og at evaluere det. Et kursus kan indgå i en på forhånd beskrevet fastlagt sammenhæng med andre kurser eller netværksetablering, og i disse tilfælde opbevarer vi dine personoplysninger, indtil hele forløbet eller netværksarbejdet er afsluttet og evalueret. Er du ansat hos en af vores klienter, opbevarer vi dine oplysninger, så længe vi indgår i et forretningsforhold med klienten. Er der tale om et betalingsarrangement, så opbevarer vi bogføringsdata, herunder faktura i regnskabsåret plus 5 år som fastsat ved bogføringsloven.

3. Modtagere af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver som udgangspunkt ikke dine oplysninger til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine oplysninger til eksterne tredjeparter, hvis vi bliver pålagt det, eller det er en del af den ydelse, vi leverer til dig. Det kan f.eks. være til politiet, SKAT, andre offentlige myndigheder, domstole, voldgiftsretter, andre advokatvirksomheder, modparter i sager og eksterne samarbejdspartnere.

Vi kan endvidere overlade dine personoplysninger til vores samarbejdspartnere og leverandører. Vores samarbejdspartnere behandler alene personoplysningerne på vores vegne og i overensstemmelse med vores instruks.

Vi bruger eksempelvis samarbejdspartnere i forbindelse med drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. back-up, hosting af hjemmeside mv.), der bl.a. har til formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Vi overfører som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

4. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Rettighederne er følgende:

• Indsigtsret – Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse – Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
• Ret til sletning – I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling – Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse – Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) – Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. 

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os. Enhver henvendelse vil blive besvaret hurtigst muligt og såfremt muligt senest inden for 30 dage fra henvendelsen.

I forbindelse med en anmodning, vil vi bede dig om at bekræfte din identitet eller afgive yderligere oplysninger. Vi kræver dette for at sikre, at det kun er dig, der har adgang til dine personoplysninger, og at de derfor ikke udleveres til en, der giver sig ud for at være dig.

5. Klage til Datatilsynet

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine oplysninger, hvis du er utilfreds med behandlingen. Klage skal indgives til: